İlk olarak 1910’lu yıllarda Henry Gantt tarafından ortaya çıkarılan Gantt şeması, bir projede belirlenmiş olan faaliyetlerin veya görevlerin planlanması ve izlenmesi için kullanılan grafiksel bir yöntemdir. Gantt diyagramı veya Gantt chart şeklinde de karşımıza çıkabilir. Günümüzde proje yönetiminde yaygın olarak kullanılmaktadır. Excel veya MS Project kullanılarak oluşturulabileceği gibi birçok özel yazılım ve program ile de oluşturulabilir. Gantt şemaları ile proje takvimi kolaylıkla takip edilebilmektedir.
Gantt Şeması Oluşturma Adımları
- Proje adımlarının belirlenmesi
Yapılması gereken faaliyetlerin ve görevlerin belirlenmesi ilk aşamayı oluşturur. Kapsamlı bir şekilde oluşturulmalıdır. Beyin fırtınası tekniği kullanılabilir.
- Adımların birbirleriyle ilişkilendirilmesi
Faaliyetlerin olması gereken bir sıra varsa bu sıralamanın yapılması, aynı anda veya art arda başlaması gerekenlerin belirlenmesi, öncül ve ardıllarına göre sıralanması gibi tüm faaliyetlerin ilişkilendirilmesi aşamasıdır.
- Adımların sürelerinin belirlenmesi
Eğer varsa proje kısıtlarına göre faaliyetlerin sürelerinin belirlenmesi aşamasıdır.
- Kilometre taşlarının belirlenmesi
Kilometre taşı kavramı projedeki önemli nokta ve olayları belirtir. Önemli adımların veya faaliyetlerin belirlenip işaretlenmesi aşamasıdır.
- Takvimin optimize edilmesi
Belirlenen zaman diliminden sapma olduğunda kısaltma teknikleri gibi teknikler kullanılarak takvimin değiştirilmesi aşamasıdır.
Bir Gantt şemasında genellikle sol tarafta projenin adımları (faaliyetler), üst kısımda ise zaman çizelgesi bulunur. Her faaliyet için bir çubuk oluşturulur ve bu çubuklaın uzunluğu başlangıç ve bitişleri gösterir. Faaliyetler yukarıdan aşağıya doğru, zaman akışı ise soldan sağa doğru ilerler. Faaliyetlerin zaman birimleri (saat, gün, hafta, ay vb.) projenin büyüklüğüne göre değişkenlik gösterebilir. Fakat aynı olmalarına dikkat edilmelidir.
Gantt şeması ile faaliyetlerin neler olduğunu, bu faaliyetlerin ne zaman başlaması veya bitmesi gerektiğini, herhangi bir çakışma olup olmadığını görmek mümkündür. Öngörülen sürenin ilerisinde mi gerisinde mi olduğumuzu görmemizi sağlamaktadır.
Avantajları ve Dezavantajları
Gantt şemasının avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
- Projenin kolaylıkla izlenebilmesini sağlar. Basit ve anlaşılırdır.
- Proje ile ilgili birçok bilgiye aynı zamanda ulaşabilmeyi mümkün kılar.
- Kritik noktaları görebilmeyi sağlar.
- Projenin ilerleyişini görmek projeyi bitirmek için motivasyon sağlar.
- Projede herhangi bir değişiklik yapmak, güncellemek kolaydır.
- Zamanın daha verimli kullanılmasını sağlar.
- Bilgisayarlar ve proje yönetimi için kullanılan özel yazılımlar ile kolaylıkla hazırlanabilir şemalardır.
- Hazırlanma maliyetleri çok azdır.
Tüm bu avantajlarının yanında dezavantajları da mevcuttur. Örneğin Gantt şemasında faaliyetlerin birbirlerini nasıl etkilediğine dair bir bilgiye ulaşamayız. Bunun yanında Gantt şeması genellikle küçük ve basit projelerin takibi için kullanılmaktadır.( Başlangıç, bitiş, bekleme ve hazırlama süreleri kesin olan projeler.) Büyük projelerde bütün ayrıntıları gösteremeyebilir. CPM ve PERT diğer proje yönetimi metotlarındandır. CPM yöntemi Gantt şemasına göre; PERT ise CPM ve Gantt’ a göre daha büyük ve karmaşık projelerde kullanılabilir.
Sadece proje yönetiminde değil; üretim çizelgeleme, üretim planlaması, makine kullanım planlarının hazırlanması gibi daha birçok süreçte Gantt şemasından yararlanılır.
Nedir? kategorisinde bulunan diğer içerikleri de okumanızı tavsiye ederiz!
