İngilizce’de açılımı Robotic Process Automation olan RPA; insan katma değerine ihtiyaç duyulmayan, manuel olarak belirli aralıklarla tekrar edilen ve kural bazlı olan işlerin robotlara devredilmesi sürecidir. Tüm departmanlarda ve sektörlerde uygulanabilen bir teknolojidir. Temel olarak insan davranışlarını taklit ederek çalışır. Dolayısıyla firmada var olan prosesleri sorunsuz bir şekilde sürdürür. Bu sayede de çalışan, firma için önemli olan işlere zaman ayırır ve tasarruf sağlar. Aynı zamanda bu uygulama, doğru kaynak kullanımı sağlar ve verimliliği de arttırır.
RPA için kullanılan robotlar; çalışanları taklit ederek uygulamalara girer, verileri toplar, görevleri hesaplar, tamamlar ve çıkış yapar. RPA ile gerçekleştirilen işlemlerden sonra çalışanlar, sonuçları ele alır ve denetler. Yani katma değeri yüksek işleri gerçekleştirir.
Bu teknoloji bir kuruluşun bilgi teknolojileri departmanının parçası değildir. Bir firmanın teknolojiyi hızlı ve verimli bir şekilde uygulamaya koymasını sağlar. Ayrıca mevcut altyapı ve sistemi değiştirmeden uygulanan bir otomasyondur. Verileri kopyalama, iş akışı otomasyonu ve yapay zeka teknolojilerinden türetilmiştir.
RPA Neden Önemlidir?
Günümüzde var olan firmalar için RPA gereklidir. Çünkü bu sayede firmalar arası rekabette öne geçer ve verimlilikleri artar.
- Tasarlanan robotlar, karmaşık verileri kolayca çözümler ve sonuca varır.
- Kurumsal düzeyde çalışır ve her departmana uyum sağlar.
- Kurulumu ve kullanımı kolaydır.
- ERP, CRM, bulut uygulamaları vb. gibi tüm iş yapış sistemlerine uyumludur.
- Hızlı bir şekilde çalışabilmeleri için sürükle ve bırak komutlarını, temiz ve kullanıcı dostu bir ara yüzü ve Excel, SAP gibi günlük kullanım sistemleriyle entegrasyonları bulunmalıdır.
- Firmalar için daha iyi müşteri hizmeti sunar.
- İş operasyonlarını ve süreçlerini standarda uygun olarak yapar.
- Süreçleri hızlı bir şekilde tamamlar ve verimliliği önemli ölçüde arttırır.
- Manuel ve takrarlayan işlerde maliyet tasarrufu sağlar.
- Çalışanların odaklı ve verimli olmalarına yardımcı olur.
- Hata ve risk payını azaltır.
- 7/24 çalışarak rutin işlemleri yorulmadan bitirir.
- Operasyonel yükleri azaltır.
RPA ve Geleneksel Otomasyonun Farkı Nedir?
RPA ile geleneksel otomasyon arasındaki en temel fark; RPA’nın değişen durumlara ve istisnalara karşı farkında olma ve uyum sağlama yeteneğidir. Ayrıca mevcut yazılım uygulamalarındaki belirli işlemlerin eylemlerini yakalamak ve yorumlamak için eğitildikten sonra, verileri manipüle eder. Yanıtları tetikler, yeni eylemler başlatır ve diğer sistemlerle bağımsız olarak iletişim kurar.
RPA yazılımı, çok farklı ve karmaşık sistemlere sahip firmalar için oldukça yararlıdır. Örneğin birçok adımı olan bir belgeleme işleminde hata oluşursa, geleneksel otomasyon sadece hatayı tespit eder. Sonrasında çalışan hatayı düzeltir ve belgelemeyi tamamlar. Fakat RPA yazılımı hatayı tespit eder, sorunu çözer ve belgelemeyi de kendisi tamamlar.
RPA’nın Uygulama Alanları
RPA’nın kullanım alanlarından birisi müşteri hizmetleridir. Bu doğrultuda e-imzaların doğrulaması, taranan belgeleri yüklemesi gibi görevleri yerine getirir.
Firmalar genel muhasebe, operasyonel muhasebe, işlem raporlama ve bütçeleme işlerinde de RPA’dan yararlanabilir.
Döviz ödemeleri, hesap açılışlarını ve kapanışları otomatikleştirme, denetim taleplerini yönetme ve sigorta taleplerini işleme koyma gibi finansal işlemlerde de kullanıldığı görülür.
Ayrıca sağlık hizmetleri; hasta kayıtlarını, talepleri, hesap yönetimini, faturalandırma ve raporlama işlemlerini yürütmek için RPA’yı kullanır.
Bunların yanı sıra insan kaynakları, tedarik zinciri yönetimi ve üretim alanlarında da RPA kullanımı oldukça yaygındır.
RPA Aracı Seçiminde Nelere Dikkat Edilmelidir?
- Robotik yazılım, kullanımı kolay olan bir tasarım ortamı sunmalıdır.
- İşleme sürecinde ara yüzdeki değişiklikleri otomatik olarak algılamalı yani esnek çalışma düzenine sahip olmalıdır.
- Kullanıcıya merkezi robot yönetimi sunmalıdır. Yani birden çok robotun çalışmasını koordine etme yetkisi vermelidir.
- Robota verilen iş yüküne göre ölçeklenebilir olmalıdır.
- Robotlar kurumsal düzeyde güvenliği sağlayacak şekilde çalışmalıdır.
Mühendislik kategorimizde bulunan diğer içeriklerimizi okumanızı da tavsiye ederiz.
