Süreç Nedir?
Süreç; girdileri olan ve girdilere değer kazandırarak çıktı elde edilen faaliyetler serisi olarak tanımlanabilir. İşletmeler, istenilen çıktıyı elde etmek için çeşitli girdiler üzerinde katma değer yaratan birçok faaliyet yürütürler. Süreç kavramına ilişkin çeşitli tanımlamalar mevcuttur. En önemli özellikleri tanımlanabilir, tekrarlanabilir ve ölçülebilir olmalarıdır.
Süreci Oluşturan Temel Unsurlar
İşletmeler için süreci oluşturan temel unsurlar girdi, çıktı, müşteri ve tedarikçi olarak sıralanabilir.
Girdi: Müşterinin ihtiyacı olan mal ve hizmetleri karşılayan, tedarikçilerin sağladığı talep, ürün, hizmet veya kaynakların tümüdür. Bazı durumlarda girdilerin içinde yer alan kaynaklar ayrıca ele alınmaktadır.
Tedarikçi: Sürece girdi ve kaynak sağlayan kişi veya kuruluşlar bu grupta yer alır. Sürece bağlı olarak şirketin içinden veya dışından olabilirler.
Çıktı: Süreç sonunda meydana getirilen ürün ve hizmetlerdir. Katma değere sahip olması gerekmektedir. Çıktılar daha sonra başka süreçlerde kullanılabilir. Aynı zamanda dönüştürülebilir.
Müşteri: Ürün ve hizmetin alıcısıdır. Tıpkı tedarikçi kavramında olduğu gibi müşteri kavramı iç veya dış müşteri şeklinde olabilir.
Aynı zamanda geribildirim kavramı çıktıların niteliğiyle ilgili müşterilerin memnuniyetleri ile ilgili bilgileri kapsamaktadır.
Müşteri memnuniyetini sağlanması, sürekli iyileştirme yaklaşımının sürdürülmesi, süreçlerin geliştirilmesi ve hataların önlenmesi için işletmeler etkili bir süreç yönetim anlayışına ihtiyaç duymaktadırlar. Rekabet dünyasında işletmelerin başarı gösterebilmeleri için çok kritik bir nokta olan süreç yönetimi üretim ve diğer iş süreçleri dahil tüm süreçleri kapsamaktadır. İşletmelerin vizyonlarını gerçekleştirebilmeleri için gereklidir.
Süreç yönetimi çeşitli aşamalardan oluşmaktadır. Bu aşamalardan biri de süreç haritalarının oluşturulmasıdır.
Süreç Haritalama Nedir?
Bazı süreçler yazılı olarak tanımlanabilirken bazılarının ise görsel olarak tanımlanması daha doğru sonuçlar getirir. Süreç haritalama, işlerin yapılış aşamasında neler gerçekleşiyorsa hepsinin gerçekçi olarak yansıtılmasıdır. Süreç haritası süreç boyunca meydana gelen işlemlerin görsel hale getirilip, iş akışının gösterildiği diyagramlardır. Süreçlerin çeşitli grafiksel tanımlamalarla ifade edilmesinin faydaları göz ardı edilemez bir durumdur. Süreç haritalama ile birlikte;
- Kolay ve anlaşılabilir simgeler kullanılarak üretim sürecinde gerçekleşen eylemler arasındaki etkileşimin kolaylıkla anlaşılması,
- Süreç boyunca kaliteyi düşüren, süreci yavaşlatan veya engelleyen problemlerin tespit edilmesi,
- Çıktıya değer katan faaliyetlerin belirlenmesi,
- Değişmesi gerekli süreçlerin belirlenmesi,
- Süreçleri geliştirmek ve süreç maliyetlerini azaltmak,
- Müşteri memnuniyetini üst düzeye çıkarmak,
- Ekipteki kişilerin iletişimini kuvvetlendirmek,
- Süreç performanslarının ölçülebilmesi amaçlanmaktadır.
Nerelerde Kullanılır?
Süreç haritalamanın kullanıldığı birçok araç vardır. Spagetti diyagramı, değer akışı haritalama, fonksiyonel haritalama, zaman bazlı haritalama gibi çeşitli diyagram türleri mevcuttur. Sık kullanılan diyagramlardan ikisi iş akış diyagramı ve değer akış haritalamadır.
İş Akış Şemaları: Bir sürecin gerçekleşmesi için gerekli olan adımların, verilmesi gereken kararların sıralı bir biçimde belirli şekillerle görsel olarak ifade edildiği diyagramlardır. Süreçteki akış baştan sona ifade edilir ve oklarla birleştirilir. Şema çiziminde kullanılan standart semboller aşağıda görüldüğü gibidir.
Değer Akış Haritalama: İngilizce karşılığı “Value Stream Mapping” yalın üretim teknikleri içinde yer alan önemli araçlardan birisidir. Değerin akışını; yani girdi ile başlayıp çıktı olarak sonlanmasına kadar geçen tüm süreci bir bütün halinde görmeyi sağlar. Değer katmayan faaliyetlerin net bir şekilde görülmesi özelliği diğer diyagramlardan farklı kılan özelliğidir. İlk etapta mevcut durum (Current State) çizilir, iyileştirme noktaları belirlenir ve gelecek durum (Future State) haritası çizilir. Geleceğe yönelik stratejilerin belirlenmesinde büyük öneme sahiptir.
Mühendislik kategorisindeki diğer içeriklerimizi de okumanızı tavsiye ederiz!
